Việc biết cách đặt mật khẩu cho file Word 2010, 2016 là rất cần thiết cho người dùng để tránh tình trạng các dữ liệu quan trọng bị sao chép, chỉnh sửa. Microsoft Word hiện đã cung cấp thêm tính năng này giúp bảo mật tốt hơn. Vậy cách đặt mật khẩu cho file Word được thực hiện như thế nào? Cùng tìm hiểu bài viết hướng dẫn cách làm bạn nhé!
Tại sao nên đặt mật khẩu cho file Word?
Mục đích của việc đặt mật khẩu cho file Word đó là:
- Ngăn chặn các trường hợp người lạ sao chép nội dung tài liệu.
- Không cho phép người khác chỉnh sửa hoặc định dạng các nội dung quan trọng có trong tài liệu.
- Bên cạnh đó, đặt mật khẩu cho file Word giúp bạn dễ dàng kiểm soát, bảo mật dữ liệu và đảm bảo an toàn khi soạn thảo văn bản.
Hướng dẫn đặt mật khẩu cho file Word 2010,2016 qua Save As
Đặt mật khẩu cho file Word 2010,2016 qua Save As có tính bảo mật ổn định nhất vì có tới 2 lớp bảo mật.
Cách đặt mật khẩu cho file Word 2010 cũng tương tự như cách đặt mật khẩu cho file Word 2016. Để làm được việc này, bạn thực hiện theo hướng dẫn chi tiết như sau:
Bước 1: Đầu tiên, mở tài liệu bạn cần đặt mật khẩu và nhấn chọn File.
Bước 2: Bấm Save As và chọn mục muốn lưu.
Bước 3: Ở phần hộp thoại Save As, bạn click vào Tools và chọn General Options.
Bước 4: Ở phần hộp thoại General Options, bạn nhập mật khẩu muốn đặt cho file Word và chọn OK. Có 2 chế độ mật khẩu mà bạn có thể lựa chọn, đó là:
- Password to open: Nhập mật khẩu mới cho phép mở và xem tài liệu.
- Password to modify: Nhập mật khẩu mới cho phép sao chép hoặc chỉnh sửa tài liệu. Bạn cũng có thể xem nội dung file tài liệu nếu không có mật khẩu.
Bạn có thể đặt hai mật khẩu cho cùng một file tài liệu. Khi mở, hệ thống sẽ mở xác nhận lại 2 mật khẩu theo thứ tự Password to open rồi đến Password to modify.
Bước 5: Xác nhận lại mật khẩu vừa đặt cho file và nhấn OK.
Bước 6: Cuối cùng, bạn nhấn Save để kết thúc việc đặt mật khẩu file Word.
Lúc này, khi mở file Word đó ra bạn sẽ nhận được yêu cầu nhập mật khẩu file như hình minh họa dưới đây.
Như vậy, chỉ với thao tác 6 bước đơn giản trên là bạn đã tiến hành đặt mật khẩu cho file Word của mình rồi đấy.
Đánh số thứ tự trong Word cực nhanh và đơn giản với hướng dẫn chi tiết tại đây, xem ngay!
Hướng dẫn đặt mật khẩu cho file Word 2010,2016 với Protect Document
Khi không muốn ai đó sao chép và chỉnh sửa nội dung tài liệu, bạn có thể thực hiện đặt mật khẩu cho file Word với Protect Document.
Hướng dẫn chi tiết theo các bước sau:
Bước 1: Mở file Word bạn cần đặt mật khẩu, nhấn chọn Review.
Bước 2: Chọn Restrict Editing.
Bước 3: Tại phần Editing restrictions, chọn tích vào Allow only this type of editing in the document để hạn chế quyền chỉnh sửa và sao chép nội dung trong file.
Bước 4: Chọn quyền xem và chỉnh sửa tài liệu theo các mục sau:
- Tracked changes: Cho phép thực hiện chỉnh sửa tài liệu và để lại nhận biết.
- Comments: Cho phép người khác thêm ghi chú, nhận xét vào tài liệu trong file Word.
- Filling in forms: Cho phép thay đổi các đối tượng trong tài liệu.
- No changes (read only): Chỉ cho phép người khác đọc, không được phép thay đổi.
Bước 5: Sau khi chọn xong, chọn Yes, Start Enforcing Protection ở mục bên dưới.
Bước 6: Hộp thoại Start Enforcing Protection xuất hiện, nhập và xác nhận mật khẩu. Sau đó nhấn OK để hoàn thành việc cài đặt mật khẩu.
Ở cách này người dùng khác có thể mở, xem được nội dung tài liệu trong file Word nhưng sẽ hạn chế nhiều thao tác chỉnh sửa.
Cách đặt mật khẩu cho một vùng dữ liệu bất kỳ trong Word 2010,2016
Nếu muốn bảo vệ một vùng dữ liệu quan trọng nhất trong file Word, bạn có thể đặt mật khẩu trên vùng dữ liệu đó. Người khác sẽ không thể chỉnh sửa bất kỳ nội dung nào ở vùng dữ liệu đó. Xem tiếp để biết cách đặt mật khẩu như thế nào nhé.
Cách đặt mật khẩu cho 1 section tùy ý trên file Word 2010,2016
Để thực hiện thao tác này, bạn làm theo hướng dẫn sau:
Bước 1: Đặt con trỏ chuột tại vị trí section muốn đặt mật khẩu, nhấn vào mục Layout.
Bước 2: Nhấn Breaks và chọn tiếp Continuous.
Bước 3: Tiếp đó, bạn chọn mục Review và chọn vào Restrict Editing.
Bước 4: Tại mục Editing restrictions, tích vào Allow only this type of editing in the document như hình bên dưới. Sau đó, chọn Filling in forms.
Bước 5: Bạn chọn vào Select sections ở phía dưới.
Bước 6: Xuất hiện cửa sổ Section Protection, bạn tick vào các section bạn muốn đặt mật khẩu. Sau đó nhấn OK.
Bước 7: Bấm chọn Yes, Start Enforcing Protection.
Bước 8: Nhập và xác nhận lại mật khẩu ở hộp thoại Start Enforcing Protection. Cuối cùng nhấn OK để hoàn thành cài đặt.
Ngoài cách trên đây, bạn cũng có thể đặt mật khẩu cho một vùng dữ liệu nhỏ trong Word bằng thẻ Developer. Tìm hiểu hướng dẫn thực hiện ở phần tiếp theo sau đây.
Đặt mật khẩu cho một vùng dữ liệu nhỏ bằng thẻ Developer
Trước tiên để thực hiện thao tác đặt mật khẩu cho một vùng dữ liệu nhỏ bằng thẻ Developer, bạn cần làm cho thẻ Developer hiện trên thanh công cụ. Các bước bao gồm:
Bước 1: Đầu tiên, bạn nhấn chọn File và chọn tiếp Options.
Bước 2: Nhấn vào mục Customize the Ribbon. Ở phần Main Tabs, bạn tích vào ô Developer, sau đó nhấn OK.
Lưu ý ở Word 2003 trở về trước khác một chút so với bản Word 2010, 2016. Để hiển thị thẻ Developer, bạn hãy nhấn vào biểu tượng Office chọn Chọn Word Options. Tiếp đó, nhấn vào mục Popular, tích chọn vào mục Show Developer tab in the Ribbon.
Sau khi vào Developer ở thanh công cụ, bạn tiến hành đặt mật khẩu vùng dữ liệu theo hướng dẫn như sau:
Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu bạn muốn đặt mật khẩu và chọn Developer.
Bước 2: Tiếp tục nhấp vào biểu tượng Rich text rồi chọn ô Control Properties.
Bước 3: Ở hộp thoại Content Control Properties, bạn nhập các nội dung sau:
- Title: Nhập tiêu đề cho vùng dữ liệu muốn đặt mật khẩu.
- Locking: Tích vào 2 ô Control cannot be deleted và Content cannot be edit.
Sau đó nhấn OK.
Bước 4: Tiếp tục chọn thẻ Developer và nhấn vào Restrict Editing.
Bước 5: Tại hộp thoại Formatting restrictions, bạn tích chọn Limit Formatting to a selection of styles.
Bước 6: Bạn làm tương tự như thao tác bước 7, 8 tiếp theo trong hướng dẫn đặt mật khẩu Section tùy ý ở trên để hoàn tất cài đặt mật khẩu.
Như vậy là các vùng dữ liệu quan trọng trong file Word của bạn sẽ không bị người khác xóa hoặc chỉnh sửa được khi thực hiện theo các bước cài đặt đã hướng dẫn bên trên.
Hướng dẫn tạo password cho tài liệu trên Macbook
Tương tự như hệ điều hành Windows, người dùng có thể tạo password cho tài liệu trên Macbook một cách dễ dàng.
Cách cài đặt bảo mật cho file word trên MacBook như sau:
Bước 1: Mở file word bạn cần đặt mật khẩu, sau đó chọn tab Review và chọn Protect document.
Bước 2: Hộp thoại Password Protect xuất hiện, tiến hành nhập mật khẩu cho file Word. Có 2 lựa chọn, đó là:
- Set a password to open this document: Cài đặt mật khẩu không cho mở tài liệu.
- Set a password to modify this document: Cài đặt mật khẩu không cho chỉnh sửa tài liệu.
Bạn có thể lựa chọn 1 hoặc 2 tùy chọn này, sau khi nhập xong mật khẩu bấm chọn Ok để lưu lại mật khẩu đã thiết lập.
Hướng dẫn bảo mật file Google Tài liệu
Vì Google tài liệu không được hỗ trợ tính năng cài mật khẩu nên sẽ bảo mật qua cách trung gian. Có hai cách bảo mật file Google Tài liệu như sau.
Cài đặt mật khẩu thủ công cho file Word online
Cách để cài đặt mật khẩu thủ công cho file Word online như sau: Đầu tiên bạn tải file Word online về máy tính. Sau đó mở file Word và đặt mật khẩu như hướng dẫn trong bài viết. Cuối cùng, bạn upload lên Google Drive. Lúc này, nếu ai muốn xem tài liệu thì phải nhập password.
Bảo mật thông qua giới hạn quyền truy cập tài liệu
Ngoài cách trên, bạn còn có thể bảo mật file Google tài liệu bằng cách giới hạn quyền truy cập vào tài liệu. Khi cài đặt tính năng này, bạn có thể chia sẻ file cho bất kỳ ai bạn muốn bằng cách thêm email người mà bạn muốn cấp quyền xem nội dung file. Bạn có thể thêm tùy ý bao nhiêu người đều được.
Hướng dẫn gỡ bỏ mật khẩu cho tài liệu trên Word 2010,2016
Khi cần sharing cho người khác cùng làm, bạn có thể gỡ bỏ mật khẩu để mở file được nhanh hơn. Thao tác như sau:
Bước 1: Nhập mật khẩu để mở file Word cần gỡ bỏ mật khẩu, sau đó bấm vào File.
Bước 2: Bạn bấm Info, chọn Protect Document. Tiếp đó chọn Encrypt with Password.
Bước 4: Hộp thoại Encrypt Document xuất hiện, bạn xóa dòng mật khẩu sau đó nhấn OK.
Thực hiện theo thao tác trên đây là bạn đã hoàn tất việc gỡ bỏ mật khẩu cho file Word của mình rồi đó.
Một số lưu ý khi đặt mật khẩu cho file Word
Khi đặt mật khẩu trên file Word, bạn cần lưu ý:
- Đặt mật khẩu mạnh để đảm bảo tính bảo mật. Mật khẩu nên có chữ hoa, chữ thường và có ký tự đặc biệt.
- Nếu bạn quên mật khẩu, Word sẽ không thể khôi phục mật khẩu cho bạn.
- Bạn nên thay đổi mật khẩu định kỳ để tăng cường tính bảo mật.
Kết luận
Trên đây là hướng dẫn cách đặt mật khẩu cho file Word 2010,2016 đơn giản và dễ thực hiện nhất. Hy vọng qua bài viết này của Điện Thoại Vui bạn sẽ biết cách thực hiện đặt password để đảm bảo an toàn cho tài liệu của mình. Đừng quên chia sẻ với bạn bè nếu thấy bài viết hữu ích nhé.
Admin
